Det er både dyrt, besværligt og tidskrævende at sende fakturaer med posten – og fra 1. april 2010 stiger priserne på porto yderligere. Mange af vores kunder har derfor efterspurgt en mulighed for at sende fakturaer via email, og det kan nu lade sig gøre med vores nye mailmodul til GlasData.
Ligesom at udskrive almindelige fakturaer
Vi har gjort det helt enkelt at opsætte og gennemføre udsendelser af fakturaer via e-mail. Det eneste du skal gøre er at gå ind på kundens kartotekskort, vælge at fakturering skal ske via e-mail, og sætte e-mail adressen ind. Begge felter skal naturligvis være udfyldt. Næste gang du udskriver fakturaer, vil der automatisk blive afsendt fakturaer til disse kunder. Fakturaen vedhæftes som en pdf-fil i e-mailen.
Hvad kræver det?
Inden vi kan gå i gang, skal vi bruge nogle informationer fra dig.
- Vi skal vide, hvilken e-mail I vil afsende fra.
- Når vi afsender en faktura, sendes der automatisk en kopi til din virksomhed. Vi skal vide, hvilken e-mail adresse vi skal sende kopien til. Det kan sagtens være den samme e-mail, som I afsender fra. Kunden kan ikke se, at I modtager en kopi af fakturaen, da vi sender som "bcc" (blind carbon copy).
- I skal skrive en standard tekst, der indsættes i alle e-mail. Teksten bør indeholde generelle informationer, som fx virksomhedens adresse, telefonnummer m.m. Der er kun tale om ren tekst, der kan altså ikke indsættes grafik eller logo.
- I skal have installeret et tredjeparts-produkt (BioPdf), som vi leverer og installerer (begge dele er inkluderet i prisen).
- I skal kører Windowsprint. Er du i tvivl hvorvidt du gør det, kan du bare kontakte os.
Store besparelser i forhold til traditionel post
Der er mange penge at spare ved at udsende fakturaer via e-mail. Overvej fx følgende regnestykke (priserne er selvfølgelig vejledende og varierende, men de er nok ikke helt forkerte):
| Konvolut med logo til afsendelse af fakturaer | 2 Kr. |
| Porto | 8 kr. |
| Pakning, frankering, og levering af fakturaer | 4 kr. |
| Brevpapir og toner | 1 kr. |
| I alt pr. faktura | 15 kr. |
I modsætning til ovenstående koster mailmodulet til GlasData en engangsydelse på 2.900 kr. ekskl. moms, som dækker udvikling, installation, opsætning og test. Derudover skal din virksomhed betale 75 kr. ekskl. moms om måneden – en ydelse som dækker fremtidig udvikling af modulet og opgraderinger – vi planlægger bl.a. at kunne udsende rykkere og kontoudtog via e-mail. Når engangsydelsen er tjent ind, kan mailmodulet altså betale sig efter udsendelse af blot 6 fakturaer om måneden.
Hvordan kommer vi i gang?
Udfyld nedenstående felter og send jeres informationer til os. Derefter vil I blive kontaktet omkring et tidspunkt for installation og opsætning af modulet.