Du har mulighed for at definere op til fire forskellige rykkertekster for at understøtte din rykkerproces. Da der ikke findes faste regler for udformningen af en rykkerprocedure, vælger mange virksomheder at skærpe tonen gradvist gennem brevene.
Nedenstående er et generelt eksempel på, hvordan teksterne kan opbygges (se også forslagene i billedet ovenfor):
- 1. Rykkerbrev: Den venlige påmindelse. En høflig besked til kunden om manglende betaling – typisk uden gebyr. Tonen er hjælpsom, fordi der ofte blot er tale om en forglemmelse.
- 2. Rykkerbrev: Den professionelle rykker. Første egentlige rykkerskrivelse, hvor der normalt pålægges et rykkergebyr. Tonen er direkte og formel.
- 3. Rykkerbrev: Den alvorlige rykker. Anden rykkerskrivelse med gebyr. Tonen er alvorlig, og der gøres tydeligt opmærksom på konsekvenserne ved fortsat manglende betaling.
- 4. Rykkerbrev: Inkassovarsel. Tredje rykkerskrivelse med gebyr. Tonen er ultimativ og juridisk præcis, da det er det sidste skridt, før sagen overgår til inkasso.